Wie UX-Writing und Terminologiemanagement Hand in Hand gehen

UX-Writing und Terminologiemanagement – auf den ersten Blick wirken diese beiden Disziplinen wie zwei unabhängige Welten. Während UX-Writing die Aufgabe hat, Nutzer:innen durch klare, hilfreiche Texte zu unterstützen, sorgt Terminologiemanagement dafür, dass Begriffe im Unternehmen konsistent und präzise verwendet werden. Doch was passiert, wenn man diese beiden Bereiche enger miteinander verzahnt? Der Effekt ist beeindruckend: Eine bessere Nutzererfahrung, effizientere Teams und stärkere Markenkommunikation.

In diesem Artikel zeigen wir, warum und wie UX-Writing und Terminologiemanagement Hand in Hand gehen sollten.

1. UX-Writing: Der Nutzer bzw. die Nutzerin im Fokus

UX-Writing ist mehr als das Schreiben von Texten – es ist ein zentraler Bestandteil des Produktdesigns. Die Hauptaufgabe besteht darin, die Kommunikation zwischen Mensch und Maschine so klar und einfach wie möglich zu gestalten.

Die Kunst der Klarheit

Ob es sich um die Beschriftung eines Buttons, eine Fehlermeldung oder einen Willkommensbildschirm handelt – UX-Writing hat die Aufgabe, Nutzer:innen zu leiten, zu informieren und ihnen das Leben leichter zu machen. Dabei steht immer die Frage im Fokus:
Was braucht die Person in diesem Moment, um ihre Aufgabe erfolgreich abzuschließen?

Eine gelungene UX-Kommunikation zeichnet sich durch kurze, prägnante und nutzerzentrierte Formulierungen aus. Zum Beispiel:

• Statt „Datenbankabfrage fehlgeschlagen“: „Hoppla! Etwas ist schiefgelaufen. Bitte versuche es erneut.“ (obwohl das auch nicht immer “the way to go” ist – aber darüber können wir im Seminar sprechen…)

Die Herausforderung der Konsistenz

Bei komplexen Produkten, an denen viele Personen arbeiten, wird die einheitliche Sprache schnell zur Herausforderung. Unterschiedliche Teams – von Designer:innen über Entwickler:innen bis hin zu Marketing-Expert:innen – tragen Texte bei. Ohne klare Regeln entsteht ein Flickenteppich: Begriffe werden uneinheitlich verwendet, Nutzer:innen sind verwirrt, und das Vertrauen in das Produkt sinkt.

Hier kommt das Terminologiemanagement ins Spiel.

2. Terminologiemanagement: Konsistenz und Klarheit

Terminologiemanagement ist die systematische Verwaltung und Pflege von Begriffen, die in einem Unternehmen oder Produkt verwendet werden. Es sorgt dafür, dass alle Teams dieselbe Sprache sprechen – intern wie extern.

Warum Terminologiemanagement wichtig ist

• Eindeutigkeit: Ein Begriff sollte immer dasselbe bedeuten, egal wo er auftaucht. Zum Beispiel: Ist es ein „Account“ oder ein „Konto“?
• Verständlichkeit: Begriffe sollten nicht nur für Expert:innen, sondern auch für die Zielgruppe klar sein.
• Markenidentität: Konsistente Sprache stärkt die Markenwahrnehmung und das Vertrauen der Nutzer:innen.

Praktische Umsetzung

Ein gut gepflegtes Terminologie-Glossar ist das Herzstück des Terminologiemanagements. Hier werden Begriffe definiert, Beispiele für ihre Anwendung gegeben und oft auch die Übersetzungen in andere Sprachen hinterlegt. Zum Beispiel:

• Begriff: „Passwort zurücksetzen“
  • Definition: Prozess zur Änderung des Passworts
  • Verwendung: In Fehlermeldungen und Onboarding-Flows
  • Verbotene Begriffe: „Kennwort ändern“

3. Wie sich UX-Writing und Terminologiemanagement ergänzen

Die Verbindung von UX-Writing und Terminologiemanagement ist nicht nur logisch, sondern auch äußerst wirkungsvoll. Hier sind die zentralen Vorteile:

Einheitlichkeit in der Sprache

Wenn UX-Writer:innen auf ein gut gepflegtes Terminologie-Glossar zurückgreifen können, bleibt die Sprache konsistent – egal, ob im Interface, in der Produktbeschreibung oder in der Fehlermeldung. Das sorgt für ein professionelles und vertrauenswürdiges Nutzererlebnis.

Effizientere Zusammenarbeit im Team

Ein gemeinsames Glossar erleichtert die Zusammenarbeit zwischen UX-Writer:innen, Designer:innen und Entwickler:innen. Alle wissen, welche Begriffe verwendet werden sollen, und Diskussionen über Formulierungen werden minimiert.

Schnellere Prozesse bei globalen Projekten

In der Lokalisierung zahlt sich Terminologiemanagement besonders aus. Ein klar definiertes Glossar ermöglicht es Übersetzer:innen, Begriffe schnell und präzise in andere Sprachen zu übertragen, ohne Rückfragen stellen zu müssen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Verbesserung der Produktqualität

Wenn UX-Writing und Terminologiemanagement Hand in Hand gehen, entsteht eine einheitliche, klare und zielgruppenorientierte Sprache. Das verbessert nicht nur die Usability des Produkts, sondern auch die Zufriedenheit der Nutzer:innen.

4. Best Practices für die Verzahnung

Gemeinsames Glossar erstellen

Ein zentrales Glossar sollte alle wichtigen Begriffe und deren Definitionen enthalten. Dieses sollte leicht zugänglich sein, etwa über ein Wiki oder ein Terminologiemanagement-Tool.

Regelmäßige Zusammenarbeit fördern

UX-Writer:innen und Terminologieexpert:innen sollten eng zusammenarbeiten, um neue Begriffe zu definieren und bestehende zu prüfen. Regelmäßige Meetings und Workshops können den Austausch fördern.

Technologische Unterstützung nutzen

Tools wie Acrolinx, Phrase oder MemoQ können dabei helfen, Terminologie und UX-Texte effizient zu verwalten und zu integrieren.

5. Fazit: Gemeinsam stärker

Eine enge Verzahnung von UX-Writing und Terminologiemanagement zahlt sich aus. Sie sorgt für konsistente und klare Kommunikation, steigert die Nutzerfreundlichkeit und macht interne Prozesse effizienter. Gleichzeitig stärkt sie die Markenwahrnehmung und fördert das Vertrauen in dein Produkt.

Es ist Zeit, diese beiden Disziplinen nicht länger getrennt zu betrachten. Nutze die Vorteile einer starken Verbindung und mach deine Dokumentation, deine Texte und dein Produkt zum Vorzeigebeispiel für klare und effektive Kommunikation.