Der Digitale Produktpass: Warum die Technische Dokumentation jetzt strategisch wichtig wird

Ein QR-Code auf dem Produkt, kurz scannen – und schon stehen alle wichtigen Informationen bereit. Klingt einfach, oder?

Hinter dem Digitalen Produktpass, auch Digital Product Passport oder kurz DPP genannt, steckt allerdings deutlich mehr als eine digitale Visitenkarte für Produkte.

Der Digitale Produktpass soll Informationen aus verschiedenen Phasen des Produktlebenszyklus zusammenbringen: von der Herstellung über die Nutzung und Reparatur bis zur Wiederverwendung oder zum Recycling.

Damit verändert sich auch die Rolle der Technischen Dokumentation. Sie liefert künftig nicht mehr nur Betriebsanleitungen, Onlinehilfen oder Servicehandbücher. Sie wird zu einem wichtigen Bestandteil eines digitalen Informationsnetzwerks rund um das Produkt.

Für Technische Redaktionen bedeutet das: Die Inhalte bleiben wichtig – aber ihre Struktur, Pflege und Bereitstellung verändern sich grundlegend.

Was ist ein Digitaler Produktpass?

Der Digitale Produktpass ist eine strukturierte Sammlung digitaler Informationen zu einem Produkt, einem Bauteil oder einem Material.

Aufgerufen werden kann er beispielsweise über:

• einen QR-Code,
• einen digitalen Datenträger,
• eine eindeutige Produktkennung,
• einen Link oder
• eine andere maschinenlesbare Kennzeichnung.

Welche Informationen enthalten sein müssen, hängt von der jeweiligen Produktgruppe und den gesetzlichen Anforderungen ab.

Mögliche Inhalte sind:

• Produkt- und Modellbezeichnungen,
• Serien- oder Identifikationsnummern,
• Materialinformationen,
• Angaben zu Inhaltsstoffen,
• Informationen zum CO₂-Fußabdruck,
• Reparatur- und Wartungshinweise,
• Ersatzteilinformationen,
• Demontageanleitungen,
• Recycling- und Entsorgungshinweise,
• Konformitätsinformationen,
• Informationen zur Herkunft von Rohstoffen,
• Angaben zu besonders relevanten Stoffen.

Der Digitale Produktpass ist also kein einzelnes Dokument. Er ist vielmehr ein digitaler Zugangspunkt zu verschiedenen Produktinformationen.

Oder anders gesagt: Statt einer großen digitalen Schublade entsteht ein strukturiertes Informationssystem.

Welche rechtliche Grundlage hat der Digitale Produktpass?

Eine wichtige Grundlage ist die europäische Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte, die Ecodesign for Sustainable Products Regulation, kurz ESPR.

Sie schafft den Rahmen für neue Anforderungen an nachhaltige Produkte und sieht auch die Einführung Digitaler Produktpässe vor.

Das Ziel: Produkte sollen unter anderem

• langlebiger,
• reparierbarer,
• zuverlässiger,
• ressourceneffizienter,
• wiederverwendbarer und
• recyclingfähiger

werden.

Die Verordnung legt allerdings nicht für jedes Produkt sofort fest, welche Daten im Produktpass stehen müssen. Konkrete Anforderungen werden schrittweise für einzelne Produktgruppen definiert.

Das bedeutet für Unternehmen: Nicht hektisch irgendeinen QR-Code erzeugen, sondern frühzeitig klären, welche Produkte betroffen sein könnten, welche Daten benötigt werden und wo diese Informationen heute überhaupt liegen.

Warum betrifft der Digitale Produktpass die Technische Dokumentation?

Auf den ersten Blick klingt der DPP nach einem Thema für Nachhaltigkeitsmanagement, Produktentwicklung oder Compliance.

Doch viele der benötigten Informationen werden bereits heute von der Technischen Redaktion erstellt, geprüft oder veröffentlicht.

Dazu gehören beispielsweise:

• technische Produktbeschreibungen,
• Sicherheitshinweise,
• Bedieninformationen,
• Wartungsanweisungen,
• Reparaturinformationen,
• Demontagehinweise,
• Ersatzteilinformationen,
• technische Daten,
• Entsorgungsinformationen,
• Konformitäts- und Zulassungsinformationen.

Die Technische Redaktion sitzt damit genau dort, wo viele Informationsströme zusammenlaufen.

Sie kennt die Produkte, spricht mit Entwicklung, Service und Produktmanagement und weiß meist sehr genau, wo Informationen fehlen, widersprüchlich sind oder nur schwer auffindbar gespeichert werden.

Der Digitale Produktpass macht diese Kompetenz sichtbarer – und strategisch wertvoller.

Vom fertigen Dokument zur flexiblen Information

Viele Unternehmen arbeiten noch immer dokumentenorientiert.

Die Betriebsanleitung liegt als PDF vor. Das Servicehandbuch befindet sich in einem anderen System. Materialdaten stehen im ERP. Ersatzteilinformationen liegen im Serviceportal. Nachhaltigkeitsdaten werden in einer separaten Tabelle gepflegt.

Jedes System weiß etwas. Aber kaum ein System weiß alles.

Für einen Digitalen Produktpass ist dieses Prinzip problematisch. Denn benötigt werden keine lose verteilten Dateien, sondern klar strukturierte und eindeutig zuordenbare Informationen.

Wichtig werden deshalb:

• modulare Inhalte,
• maschinenlesbare Daten,
• einheitliche Metadaten,
• eindeutige Produktbezüge,
• stabile Schnittstellen,
• nachvollziehbare Versionen,
• definierte Zuständigkeiten,
• automatisierte Aktualisierungsprozesse.

Ein Entsorgungshinweis sollte dann nicht nur irgendwo auf Seite 117 einer PDF stehen. Er sollte als eigene Informationseinheit vorliegen, eindeutig einem Produkt zugeordnet und bei Bedarf automatisch ausgegeben werden können.

Die entscheidende Frage lautet nicht mehr nur:

In welchem Dokument steht die Information?

Sondern:

In welcher Form liegt sie vor, wem gehört sie und wo kann sie verwendet werden?

Welche Rolle übernimmt die Technische Redaktion?

Die Technische Redaktion kann beim Digitalen Produktpass weit mehr tun, als Texte zuzuliefern.

Produktinformationen aufspüren

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme.

Welche Informationen existieren bereits? Wo werden sie gespeichert? Wer pflegt sie? Wie aktuell sind sie? Und gelten sie tatsächlich für das konkrete Produkt?

Typische Fragen sind:

• Welche Daten werden für den Produktpass verlangt?
• Welche davon befinden sich bereits in der Dokumentation?
• Welche Daten liegen im ERP, PLM oder PIM?
• Welche Informationen fehlen?
• Welche Inhalte sind doppelt vorhanden?
• Welche Angaben widersprechen sich?
• Wer darf Änderungen freigeben?

Technische Redakteurinnen und Redakteure sind an solche Recherchen gewöhnt. Sie sammeln Informationen aus verschiedenen Fachbereichen und machen daraus ein konsistentes Informationsangebot.

Inhalte strukturieren

Ein Digitaler Produktpass funktioniert nur, wenn Informationen sauber strukturiert sind.

Freie Texte und lange PDF-Dokumente sind für Menschen lesbar, aber nur begrenzt automatisierbar.

Deshalb braucht es Informationsmodelle. Beispielsweise für:

• Sicherheit,
• Bedienung,
• Wartung,
• Reparatur,
• Demontage,
• Recycling,
• Wiederverwendung,
• Produktidentifikation.

Die Technische Redaktion kann festlegen, welche Informationstypen es gibt, welche Metadaten benötigt werden und wie einzelne Inhalte miteinander zusammenhängen.

Datenqualität sichern

Ein Digitaler Produktpass mit falschen Informationen ist nicht hilfreich. Im schlimmsten Fall wird er sogar zum Risiko.

Stell dir vor, im Produktpass steht ein falsches Material, eine veraltete Reparaturanweisung oder eine Wartungsinformation für die falsche Produktvariante.

Genau deshalb braucht es klare Qualitätsprozesse.

Die Technische Redaktion bringt dafür bereits viele Werkzeuge mit:

• Redaktionsleitfäden,
• Terminologiemanagement,
• Freigabeprozesse,
• Review-Workflows,
• Versionsverwaltung,
• Variantenmanagement,
• automatisierte Prüfungen.

Diese Methoden werden beim Digitalen Produktpass nicht überflüssig. Sie werden wichtiger.

Informationen passend zur Zielgruppe ausspielen

Nicht jede Person braucht dieselben Informationen.

Eine Endkundin möchte vielleicht wissen, wie sich ein Produkt reparieren oder entsorgen lässt. Ein Servicetechniker benötigt detaillierte Wartungsanweisungen. Ein Recyclingunternehmen interessiert sich für Materialien und Demontagewege. Eine Behörde braucht Nachweise zur Konformität.

Mögliche Zielgruppen sind:

• Verbraucherinnen und Verbraucher,
• Servicepersonal,
• Reparaturbetriebe,
• Händler,
• Lieferanten,
• Recyclingunternehmen,
• Behörden,
• Zollstellen,
• Hersteller.

Die Herausforderung lautet also nicht nur: Welche Information gibt es?

Sondern auch:

• Wer darf sie sehen?
• Wer muss sie sehen?
• In welcher Tiefe wird sie benötigt?
• In welchem Format sollte sie erscheinen?
• Für welches Produkt und welche Variante gilt sie?

Zielgruppenorientierung gehört seit jeher zur Technischen Kommunikation. Beim Digitalen Produktpass wird sie um Zugriffsrechte, Datenrollen und Nutzungsszenarien erweitert.

Ersetzt der Digitale Produktpass die Betriebsanleitung?

Nein – jedenfalls nicht automatisch.

Der Digitale Produktpass ist kein magischer Ersatz für alle vorhandenen Dokumente.

Betriebsanleitungen, Sicherheitshinweise, Konformitätserklärungen und weitere Unterlagen erfüllen jeweils eigene Aufgaben. Ob sie vollständig digital bereitgestellt, verlinkt oder zusätzlich in einer bestimmten Form geliefert werden müssen, hängt von den jeweiligen Rechtsvorschriften ab.

Deshalb solltest du unterscheiden zwischen:

• Informationen im Digitalen Produktpass,
• gesetzlich geforderten Begleitunterlagen,
• Sicherheitsinformationen,
• Bedien- und Wartungsinformationen,
• Serviceinhalten,
• freiwilligen Zusatzinformationen.

Ein Link zur Anleitung im Produktpass kann sinnvoll sein. Er bedeutet aber nicht automatisch, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Der DPP ist also kein Freifahrtschein für „PDF hochladen und fertig“.

Welche Systeme müssen zusammenspielen?

Die Informationen eines Digitalen Produktpasses stammen selten aus nur einem System.

Typische Quellen sind:

• ERP-Systeme,
• PLM-Systeme,
• PIM-Systeme,
• CCMS,
• CAD-Systeme,
• Materialdatenbanken,
• Lieferantendatenbanken,
• Qualitätsmanagementsysteme,
• Serviceplattformen,
• Ersatzteilkataloge,
• Nachhaltigkeitsdatenbanken.

Die eigentliche Herausforderung besteht darin, diese Daten sinnvoll zu verbinden.

Dabei muss geklärt werden:

• Welches System ist führend?
• Welche Daten werden automatisch übernommen?
• Welche Inhalte brauchen eine redaktionelle Bearbeitung?
• Wie werden Änderungen synchronisiert?
• Wer ist für die Freigabe verantwortlich?
• Wie lassen sich Fehler erkennen?

Technische Redaktionen sollten bei diesen Fragen frühzeitig einbezogen werden. Denn sie können beurteilen, ob Daten zwar technisch vorhanden, aber wirklich verständlich, vollständig und nutzbar sind.

Ohne Metadaten läuft wenig

Metadaten sind Informationen über Informationen.

Das klingt zunächst etwas trocken. Tatsächlich entscheiden sie aber darüber, ob Inhalte später automatisch gefunden, gefiltert und korrekt ausgespielt werden können.

Ein Wartungshinweis könnte beispielsweise folgende Metadaten erhalten:

• Produktfamilie,
• Modell,
• Seriennummer,
• Bauteil,
• Sprache,
• Zielgruppe,
• Gültigkeitsdatum,
• Version,
• Lebenszyklusphase,
• Zugriffsrecht.

Ohne diese Angaben weiß ein System möglicherweise nicht, ob der Hinweis für Modell A oder Modell B gilt.

Bei Produkten mit vielen Varianten kann das schnell kritisch werden.

Deshalb reicht es nicht, Informationen lediglich digital zu speichern. Sie müssen auch eindeutig beschrieben und zugeordnet werden.

Der Produktlebenszyklus wird zum Informationslebenszyklus

Traditionell endet ein Dokumentationsprojekt oft mit der Veröffentlichung.

Die Anleitung ist fertig, das PDF wurde exportiert, der Release ist abgeschlossen.

Beim Digitalen Produktpass reicht diese Sichtweise nicht mehr aus.

Produktinformationen müssen möglicherweise über viele Jahre hinweg:

• verfügbar,
• aktuell,
• eindeutig zugeordnet,
• sicher gespeichert,
• nachvollziehbar versioniert,
• kontrolliert verändert

werden.

Das gilt besonders für langlebige Produkte wie Maschinen, Fahrzeuge, Anlagen oder elektronische Geräte.

Die Frage ist also nicht mehr nur:

Wann ist die Dokumentation fertig?

Sondern:

Wie bleiben die Informationen über den gesamten Produktlebenszyklus korrekt?

Damit wird aus dem Dokumentationsprozess ein dauerhafter Informationsprozess.

Welche Chancen bietet der Digitale Produktpass?

Natürlich bedeutet der DPP zunächst Aufwand. Gleichzeitig eröffnet er aber auch neue Möglichkeiten.

Besserer Service

Servicepersonal kann schneller auf passende Wartungs- und Reparaturinformationen zugreifen.

Einfachere Produktsuche

Kundinnen und Kunden erhalten direkt die Informationen, die zu ihrem konkreten Produkt passen.

Bessere Rückverfolgbarkeit

Produktvarianten, Bauteile, Materialien und Änderungen können genauer nachvollzogen werden.

Schnellere Reparaturen

Reparaturbetriebe finden einfacher Ersatzteil-, Demontage- und Wartungsinformationen.

Unterstützung der Kreislaufwirtschaft

Recyclingunternehmen erhalten relevante Angaben zu Materialien und Verwertungsmöglichkeiten.

Weniger Datensilos

Unternehmen müssen klären, wo Informationen liegen und wer dafür verantwortlich ist. Das kann längst überfällige Prozessverbesserungen anstoßen.

Neue digitale Services

Strukturierte Produktinformationen können die Grundlage für neue Angebote sein, zum Beispiel:

• digitale Wartungsassistenten,
• personalisierte Anleitungen,
• intelligente Ersatzteilservices,
• Rücknahmeprogramme,
• Reparaturportale,
• KI-gestützte Supportsysteme.

Der Digitale Produktpass kann also mehr sein als eine gesetzliche Pflicht. Er kann zum Ausgangspunkt für bessere Kundenerlebnisse und effizientere Prozesse werden.

Welche Herausforderungen warten?

Der Weg zum Digitalen Produktpass ist kein Spaziergang.

Typische Herausforderungen sind:

• unvollständige Produktdaten,
• widersprüchliche Informationen,
• fehlende Systemverbindungen,
• unklare Verantwortlichkeiten,
• unterschiedliche Datenformate,
• fehlende Metadaten,
• komplexe Produktvarianten,
• lange Lebenszyklen,
• Datenschutz und Informationssicherheit,
• Schutz vertraulicher Unternehmensdaten.

Hinzu kommt die Zusammenarbeit.

Der Digitale Produktpass kann nicht allein von der Technischen Redaktion umgesetzt werden. Er ist auch kein reines IT-Projekt und keine Einzelaufgabe des Nachhaltigkeitsmanagements.

Benötigt wird ein gemeinsamer Prozess.

Wer sollte beteiligt sein?

Je nach Unternehmen gehören dazu:

• Produktentwicklung,
• Konstruktion,
• Technische Redaktion,
• Produktmanagement,
• Qualitätsmanagement,
• Nachhaltigkeitsmanagement,
• Compliance,
• Einkauf,
• Lieferantenmanagement,
• Produktion,
• Service,
• IT,
• Datenschutz,
• Informationssicherheit.

Die Technische Redaktion kann hier eine wichtige Schnittstellenfunktion übernehmen.

Sie ist es gewohnt, unterschiedliche Perspektiven zusammenzubringen und komplexe Informationen so aufzubereiten, dass daraus nutzbare Inhalte entstehen.

Der Batteriepass als Vorreiter

Ein besonders greifbares Beispiel ist der Batteriepass.

Für bestimmte Batterien werden digitale Produktinformationen künftig verpflichtend. Dazu gehören unter anderem bestimmte Industrie-, Fahrzeug- und Verkehrsmittelbatterien.

Der Batteriepass zeigt, wohin die Reise geht: weg von einzelnen Dokumenten, hin zu strukturierten, vernetzten und lebenszyklusbezogenen Daten.

Andere Branchen sollten deshalb nicht warten, bis eine konkrete Frist vor der Tür steht.

Denn die eigentliche Vorarbeit braucht Zeit:

• Daten erfassen,
• Systeme verbinden,
• Verantwortlichkeiten klären,
• Inhalte strukturieren,
• Qualitätsprozesse aufbauen.

Wer erst beginnt, wenn die Pflicht unmittelbar gilt, könnte schnell feststellen, dass ein QR-Code noch lange keinen funktionierenden Produktpass ergibt.

Im nächsten Monat folgt ein Teil 2 – Wie bereitest du deine Technische Redaktion vor?

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