Wie man ein effektives Terminologiehandbuch erstellt: Schritt für Schritt

Wie du ein effektives Terminologiehandbuch erstellst: Schritt für Schritt

Ein gut durchdachtes Terminologiehandbuch ist ein wertvolles Werkzeug, um Konsistenz in deiner Unternehmenskommunikation zu sichern. Es hilft dir, Missverständnisse zu vermeiden, deine Markenidentität zu stärken und die Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg zu erleichtern. Doch wie erstellst du ein solches Handbuch, das den individuellen Bedürfnissen deines Unternehmens entspricht? In diesem Beitrag führe ich dich Schritt für Schritt durch den Prozess und zeige dir, worauf es wirklich ankommt.

Schritt 1: Ziele definieren

Der erste Schritt besteht darin, klare Ziele für dein Terminologiehandbuch festzulegen. Überlege dir, welche Herausforderungen es lösen soll und wer es nutzen wird. Möchtest du die Konsistenz in der Produktkommunikation verbessern? Oder soll die Zusammenarbeit zwischen Marketing, technischer Redaktion und Übersetzung erleichtert werden? Indem du die Zielsetzung genau definierst, legst du das Fundament für ein Handbuch, das wirklich einen Unterschied macht.

Schritt 2: Stakeholder einbeziehen

Ein Terminologiehandbuch ist ein gemeinschaftliches Projekt, das von der Zusammenarbeit verschiedener Teams lebt. Die Fachabteilungen bringen branchenspezifisches Wissen ein, das Marketing sorgt für die Übereinstimmung mit der Markenkommunikation, und die technische Redaktion stellt sicher, dass die Begriffe konsistent in Dokumentationen verwendet werden. Wenn übersetzte Inhalte relevant sind, solltest du auch die Anforderungen der Übersetzungsteams einbeziehen. Ein enger Austausch mit diesen Stakeholdern garantiert, dass das Handbuch breit akzeptiert wird und in der Praxis einen hohen Nutzen entfaltet.

Schritt 3: Sammlung und Analyse von Begriffen

Die Erstellung eines Terminologiehandbuchs beginnt mit einer umfassenden Sammlung der relevanten Begriffe. Durchsuche bestehende Dokumentationen, Marketingmaterialien und Produktbeschreibungen nach wichtigen Termini. Gespräche mit Expert:innen aus den verschiedenen Abteilungen können dir ebenfalls wertvolle Einblicke liefern. Sobald du eine Liste erstellt hast, analysiere die Begriffe systematisch: Welche Bedeutungen haben sie, wie werden sie verwendet, und gibt es Synonyme oder alternative Schreibweisen, die für Verwirrung sorgen könnten? Diese Analyse ist entscheidend, um eine solide Basis für dein Handbuch zu schaffen.

Schritt 4: Struktur und Format festlegen

Ein gut strukturiertes Terminologiehandbuch ist das A und O. Jeder Begriff sollte klar definiert sein und durch Beispiele sowie Hinweise zur Verwendung ergänzt werden. Neben der Definition solltest du auch Synonyme aufführen, um klarzustellen, welche Begriffe nicht verwendet werden sollten. Kontextbezogene Informationen helfen dir, die Begriffe korrekt anzuwenden. Die Wahl des Formats ist ebenfalls wichtig: Ein Wiki kann beispielsweise leicht aktualisiert werden, während ein PDF sich besser für statische Inhalte eignet.

Schritt 5: Standards und Regeln festlegen

Damit die Terminologie einheitlich genutzt wird, solltest du verbindliche Standards definieren. Regeln zur Groß- und Kleinschreibung, zu bevorzugten Begriffen und zum Umgang mit Abkürzungen stellen sicher, dass die Inhalte konsistent bleiben. Diese Standards sind die Leitplanken, die eine klare Kommunikation innerhalb und außerhalb des Unternehmens ermöglichen.

Schritt 6: Implementierung und Schulung

Ein Handbuch ist nur dann effektiv, wenn es von den Mitarbeitenden akzeptiert und angewendet wird. Daher solltest du sicherstellen, dass es leicht zugänglich ist und die Inhalte klar kommuniziert werden. Schulungen, ob in Form von Workshops oder E-Learning-Modulen, können dazu beitragen, die Nutzung des Handbuchs zu fördern. Regelmäßige Kommunikation über den Nutzen des Handbuchs sowie dessen Updates hilft, die Akzeptanz langfristig zu sichern.

Schritt 7: Pflege und Aktualisierung

Ein Terminologiehandbuch ist ein lebendiges Dokument. Sprache entwickelt sich weiter, und neue Begriffe oder Verwendungsweisen entstehen. Daher ist es wichtig, das Handbuch regelmäßig zu überarbeiten. Plane feste Zeiten für Reviews ein und bitte die Nutzerinnen und Nutzer um Feedback. Klare Verantwortlichkeiten für die Pflege des Handbuchs erleichtern diesen Prozess und sorgen dafür, dass es immer aktuell bleibt.

Best Practices für ein erfolgreiches Terminologiehandbuch

Ein effektives Terminologiehandbuch zeichnet sich durch seine Einfachheit und Nutzerfreundlichkeit aus. Es sollte klar und verständlich formuliert sein und sich an den Bedürfnissen der Nutzer orientieren. Kollaboration ist der Schlüssel: Je mehr Teams in den Prozess einbezogen werden, desto größer ist die Akzeptanz. Setze auf Technologie, um die Erstellung und Pflege zu erleichtern, und messe den Erfolg des Handbuchs anhand konkreter KPIs, wie einer verbesserten Konsistenz in der Kommunikation oder einer Reduzierung von Korrekturschleifen.

Wer im Bereich Terminologie schon erste Erfahrungen gesammelt hat, wird es merken: Dieser von ChatGPT geschriebene Blogbeitrag klingt als würde ich schreiben: “Um ein Auto zu bauen, brauchst du nur 4 Reifen, eine Karosserie und einen Motor. Dann baust du alles zusammen und fertig.”

Nachstehend findest du ein kurzes Expertenreview zu diesem ChatGPT-Beitrag.

ChatGPT übernimmt unsere Wortschöpfung von “Terminologiehandbuch”, das es so gar nicht gibt und vermischt inhaltlich die „Terminologiedatenbank“ und den „Terminologieleitfaden“. Zudem geht der Artikel in keinster Weise auf die Herausforderungen bei der Terminologiearbeit- und nutzung ein. Schauen wir uns die Inhalte im Detail an:

Die Einleitung und Schritt 1 enthalten zwar sehr generische Inhalte, sind aber, alles in allem, so in Ordnung.

Ab Schritt 2 wirkt es so, als würde ChatGPT den „Terminologieleitfaden“ mit der „Terminologiedatenbank“ verwechseln. Natürlich kann auch der „Terminologieleitfaden“ ein „gemeinschaftliches Projekt“ sein; in der Praxis werden jedoch die wenigsten Unternehmen abteilungsübergreifend an einem Leitfaden arbeiten.

Spätestens bei Schritt 3 wird klar, dass ChatGPT nun tatsächlich von einer Terminologiesammlung spricht, die im wahren Leben nicht im „Terminologieleitfaden“ verankert ist, sondern als eine separate Liste bzw. Datenbank geführt wird. Würden wir im ersten Satz von Schritt 3 also das „Terminologiehandbuch“ durch die „Terminologiedatenbank“ ersetzen, würden die Inhalte mehr Sinn ergeben. Leider lässt ChatGPT unter den Tisch fallen, wie anspruchsvoll gerade dieser eine Schritt ist. Außerdem ist bis zu dieser Stelle nicht erkennbar, wer generell mit diesen Inhalten angesprochen wird und die Aufgabe des „Terminologieleitfadens“ übernehmen soll. Ein ausgebildeter Terminologe? Jemand mit (fach-)sprachlichem Hintergrund? Eine mit Terminologie beauftragte Person? Welche Vorkenntnisse muss diese Person mitbringen, um Schritt 3 erledigen zu können?

Die Struktur und das Format einer „Terminologiedatenbank“ sind in der Tat Aspekte, die bei der Terminologiearbeit sehr bedeutend sind. Schritt 4 geht auf diese wirklich diskussionsbedürftige Entscheidung so gut wie gar nicht ein. So wie ich den Text verstehe, könnte man die Terminologie demnach beispielweise in einem Wiki aufbauen. Das mag bis zu einer gewissen Größe der Terminologiesammlung sicherlich denkbar sein. An dieser Stelle wäre es wichtig gewesen, die Vor- und die Nachteile eines Wikis zu beleuchten. ChatGPT erwähnt darüber hinaus auch „PDF“ als Format. Dass eine PDF-Datei lediglich ein Publikationsformat, aber kein Quellformat ist, bleibt hier unberücksichtigt.

Oh ja, Standards und Regeln, wie sie mit Schritt 5 eingeleitet werden, sind für eine einheitliche Kommunikation super wichtig. Doch warum werden hier nicht mehr genannt? Mir fallen da sofort Regeln für die Kompositabildung und die Bindestrichverwendung ein, aber auch Regeln zur konsistenten Gestaltung von Definitionen. Und wieso wird nicht vorgeschlagen, woher diese Standards kommen sollen? Spätestens jetzt wäre es wichtig, über die Vorkenntnisse zu sprechen, die ein Terminologiebeauftragter mitbringen bzw. sich aneignen müsste.

Schritt 6 beschreibt auf einem sehr oberflächlichen Niveau, wie Terminologie im Unternehmen Anklang findet. Der Text lässt vermuten, dass die Terminologie lediglich ein Nachschlagewerk ist und die Nutzung freiwillig bleibt bzw. freiwillig erfolgen wird. Dass die Unternehmensterminologie nachgeschlagen werden kann, ist zunächst einmal grundlegend. Darüber hinaus ist es jedoch unabdinglich, dass Unternehmen den Terminologiezugriff vereinfachen und in die alltäglichen Tools wie vielleicht Office und Browser-Anwendungen integrieren. Mit Prüftools lässt sich zudem validieren, ob in einem Text (E-Mail, Präsentation, Dokumentation, Website etc.) die korrekte Terminologie genutzt wurde. Bei Bedarf schlagen diese Tools die möglichen Alternativen vor. Erst wenn Terminologie genau dort zum Einsatz kommt, wo tagtäglich gearbeitet wird, kann die abteilungsübergreifende Akzeptanzfindung gelingen. Erst dann macht die Verwendung der freigegebenen Terminologie auch richtig Spaß.

In Schritt 7 ist von Pflege und Aktualisierung die Rede. Gemeint ist auch hier vermutlich der Terminologiebestand und nicht der Terminologieleitfaden. Wie neue Begriffe entstehen (die korrekte Bezeichnung ist im Übrigen „Benennungen“) und wie diese Benennungen dann ihren Weg in die Terminologie finden, wird leider nicht thematisiert.

Zuletzt schließt ChatGPT den Blogbeitrag mit „Best Practices“ ab: Einfachheit, Kollaboration, Technologie und KPIs sind in der Tat Erfolgsfaktoren. Eine detaillierte Beschreibung in den vorhergehenden Absätzen wäre allerdings wünschenswert gewesen.  

Wichtige Aspekte der Terminologiearbeit, wie

• der nicht zu vernachlässigende Zeitaufwand,
• der damit einhergehende Ressourcenbedarf,
• der über kurz oder lang notwendige Systemwechsel sowie
• die Potenzierung der Probleme bei mehrsprachiger Terminologiearbeit

bleiben leider völlig unbehandelt. Der Blogbeitrag zeigt, dass ein einfacher Prompt zwar erste Inhaltsideen liefert, diese sich aber ohne Review niemals für eine Veröffentlichung eignen. Und er zeigt auch, dass man ein „effektives Terminologiehandbuch“ nicht mit einer kurzen Schritt-für-Schritt-Anleitung erzielen kann. Nicht umsonst zieht sich unser Grundlagenseminar zum Thema „Terminologiemanagement“ über 4 halbe Tage 😉