Wie schreibe ich gute Fehlermeldungen und Buttons?

Real Talk: Wie schreibe ich gute Fehlermeldungen und Buttons?

Kennst du das? Du siehst eine Fehlermeldung oder eine Button-Beschriftung, der einfach keinen Sinn ergibt. Wie oft hast du schon beim Lesen solcher Texte die Augen verdreht oder gar nicht verstanden, was dir diese Meldung eigentlich sagen will? Und wie oft hast du in deiner Verzweiflung die Anwendung oder sogar den ganzen Rechner neu gestartet, nur um diesem Dilemma zu entkommen?

Egal, ob du Software, eine Website, einen SaaS-Dienst, ein PIM-System, eine App für iOS/Android oder Embedded-Software entwickelst: In dem Moment, in dem jemand dein digitales Produkt benutzt, wird es zur Schnittstelle zwischen deiner Marke und der nutzenden Person. Du willst doch sicher, dass diese Beziehung positiv in Erinnerung bleibt, oder?

In diesem Artikel erfährst du, was Conversational-Writing in der Technischen Dokumentation für Softwareprodukte oder digitale Services bedeutet und wie du mit einfachen Tipps eine erfolgreiche schriftliche Konversation mit deinen Nutzenden führst.

Was ist Conversational-Writing?

Stell dir vor, deine Software oder dein digitales Produkt begrüßt deine Nutzenden beim „Eintreten“, hilft ihnen, sich schnell zurechtzufinden, ihre Aufgaben problemlos zu erledigen und verabschiedet sie freundlich, wenn sie fertig sind.

Niemand mag es, in einen Supermarkt zu gehen und dort die Nachricht „0x4343GF70 – Eintritt verweigert“ zu bekommen (als wäre die Person, die das sagt, der Grinch an Weihnachten). Wir erwarten eine freundliche Begrüßung, eine gemeinsame Sprache und das Gefühl, als Individuum wahrgenommen zu werden – auch wenn wir „nur“ eine:r von vielen Kund:innen sind.

Das ist ein Idealzustand, den wir uns auch im Alltag von einem Servicemitarbeitenden wünschen. Warum also gelingt es uns nicht, diesen Servicegedanken in die digitale Welt zu übertragen?

Genau hier setzt Conversational-Writing an. Es geht darum, eine aktive Kommunikation mit den Nutzenden aufzubauen. Das Vertrauen und die Nähe, die uns ein menschlicher Kundenbetreuender vermittelt, sollen durch die Texte auf der Benutzeroberfläche deines digitalen Produkts entstehen.

Wie kannst du besseres Conversational-Writing in deinen digitalen Produkten umsetzen?

#1: Lass den Anwaltsstil weg

Erschrecke deine Nutzenden nicht mit einem zu formellen Stil, auch wenn sie diesen vielleicht von deiner Marke gewohnt sind. Menschen sprechen lieber mit einem netten Kundenberater als mit einer Anwaltskanzlei. Selbst ein echter Anwalt möchte ein Produkt, das einen serviceorientierten und authentischen Dialog schafft, so als würde man sich gerade mit einem freundlichen Kundenbetreuenden unterhalten.

In der schriftlichen Kommunikation neigen wir oft dazu, steife Formulierungen zu verwenden, die wenig Bezug zu den Lesenden herstellen. In der Technischen Redaktion folgen wir oft der Regel: „Kürzen, kürzen, kürzen!“ Doch zu oft klingen Texte auf Softwareoberflächen dadurch wie R2D2, der versucht, etwas mitzuteilen.

Beispiele:

Statt „Wenn Sie sich bereits für diese Seite registriert haben, tragen Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.“ besser: „Bereits registriert? Gib hier deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein.“

Schreibe also aktiv und vermeide erzwungene Passivkonstruktionen. Je menschlicher die Oberfläche wirkt, desto mehr fühlen sich die Nutzenden angesprochen und lassen sich überzeugen.

#2: Überleg nicht zu lange an der „perfekten“ Formulierung

Wenn dir jemand im persönlichen Gespräch eine Frage stellt, antwortest du spontan. Du starrst dein Gegenüber nicht sieben Minuten an, bis du die perfekte Formulierung gefunden hast. Sei deshalb auch in der schriftlichen Konversation für deine Produkte spontan. Schreib einfach drauf los, ohne lange über die perfekte Formulierung nachzudenken. Überlege dir, wie du es sagen würdest, wenn der Nutzende direkt vor dir stünde.

#3: Vermeide strikte Wiederholungen

Ehrlich gesagt, kein Gespräch zwischen zwei Menschen läuft immer genau gleich ab, oder? Auch wenn wir ähnliche Worte und Formulierungen verwenden, passen wir uns immer ein bisschen an unser Gegenüber an.

Damit sich auch deine Texte wie ein echtes Gespräch anfühlen, solltest du diese Wortschatz-Anpassungen auch in deinen digitalen Produkten vornehmen. Nutze keine Floskeln wie „Bitte E-Mail eingeben“ oder „Passwort wiederholen“. Stell dir vor, was du in einer konkreten Situation wirklich sagen würdest.

#4: Stell Fragen

Ein Gesprächspartner, der keine Gegenfragen stellt, wirkt uninteressiert, oder? Sei mit deinem digitalen Produkt nicht diese egoistische digitale Person.

Statt nur Aussagen zu treffen, kannst du auch Fragen stellen, die zum Handeln anregen. Beispiel: Aus „Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die wir das Passwort schicken sollen.“ wird „Wohin sollen wir den Link senden?“.

Aber übertreib es nicht – zu viele Fragen wirken wie ein anstrengendes Bewerbungsgespräch.

#5: Vorsicht mit Jargon und Slang

Deine Softwareprodukte werden wahrscheinlich von einer breiten Zielgruppe genutzt. Sie repräsentieren deine Marke. Wenn du Slang nutzt, der zu spezifisch ist, riskierst du, dass die Nutzenden den Humor oder die Botschaft nicht verstehen.

Setze Jargon und Slang sparsam ein und vermeide kulturspezifische, rassistische, sexistische oder politische Formulierungen. Und auch Witze solltest du vorsichtig platzieren. Ein gut platzierter humorvoller Tooltip, der nicht ständig auftaucht, kann aber eine angenehme Überraschung sein.

#6: Kurze, klare Sätze

Manche denken, dass sie mit langen Sätzen und direkter Ansprache viel Text auf die Software packen müssen. Das ist ein Irrtum! Jedes Wort kann zu viel sein. Halte dich kurz und bring es auf den Punkt.

Statt „Basierend auf einer Umfrage, sind 75% aller Kunden der Meinung, dass der Einsatz eines Technischen Redakteurs bzw. einer Technischen Redakteurin auch im Marketingbereich für Texte technischer Natur sinnvoll ist.“ besser: „3/4 der Marketing-Expert:innen schätzen die Texte Technischer Redakteur:innen”.

Und was ist das Fazit?

Beim gesprächshaften Schreiben geht es darum, einen direkten schriftlichen Dialog mit deinen Nutzenden aufzubauen und ihnen das Gefühl zu geben, individuell und persönlich angesprochen zu werden. Conversational-Writing klingt natürlich und ist dennoch kurz und bündig. Verwende alltägliche Wörter, dosiere Slang oder Humor vorsichtig und formuliere deine Texte aktiv. Der Textfluss soll natürlich wirken und eine Geschichte erzählen.

Technische Redakteur:innen und UX-Writer:innen brechen bewusst bewährte Regeln, um digitale Produkte so menschlich und persönlich wie möglich erscheinen zu lassen. Aber wie bei allem gilt auch hier: Zu viel des Guten ist auch nicht gut!

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