10 Tipps für bessere Softwaredokumentation

Doku hat Regeln: In der Technischen Redaktion gibt es ziemlich klare Vorgaben, wenn es um die rechtlichen und normativen Anforderungen für Informationsprodukte geht, besonders bei Maschinen, Anlagen oder Medizinprodukten. Aber wie sieht es bei Anwendungssoftware aus? Also bei den digitalen Produkten, die nicht direkt mit Maschinen oder Medizinprodukten verbunden sind? Da denkt man dann nicht direkt an die Maschinenrichtlinie, sondern hat oft ein Fragezeichen im Kopf…

Weniger Regeln für Software?

Ja, das ist tatsächlich der Fall! Bei Software, die auf PCs läuft, gibt es deutlich weniger strenge Vorschriften. Der Grund? Hier geht es nicht direkt um Leib und Leben, also ist die Regulierung entspannter.

Was ist mit der wichtigsten Norm für Softwaredokumentation?

Auch wenn die ISO/IEC/IEEE 26514:2022 “kürzlich” überarbeitet wurde und viele nützliche Infos für moderne Softwaredokumentation enthält, handelt es sich immer noch „nur“ um eine Norm. Und was bedeutet das? Es ist mehr eine Empfehlung als ein Gesetz.

Bedeutet weniger Regeln mehr Chaos?

Leider ja. Die Freiheiten, die in der Softwaredokumentation bestehen, führen oft zu durchwachsenen Qualitätsstandards. Also ganz ohne Regeln geht’s doch nicht. Deshalb haben wir hier 10 wichtige Tipps für dich, damit deine Softwaredokumentation ein echter Erfolg wird.

Tipp 1: Warum brauchst du einen Dokumentationsplan?

Stell dir vor, du fängst ohne Plan an – Chaos ist vorprogrammiert! Ein guter Dokumentationsplan ist dein Rettungsanker. Aber was gehört da alles rein?

• Wer sind die Stakeholder und Zielgruppen?
• Welchen Informationsbedarf haben sie?
• Wie sieht die Inhaltsstruktur und Informationsarchitektur aus?
• Wer erstellt und überprüft das Informationsprodukt?
• Und wie läuft die Publikation ab?

Ein extra Tipp: Nutze Ticketingsysteme wie Jira oder Trello, um den Fortschritt im Blick zu behalten.

Tipp 2: Versionierung – Was bringt das?

Nichts ist schlimmer als den Überblick über verschiedene Dateiversionen zu verlieren. Überlege dir von Anfang an ein System zur Versionierung deiner Inhalte. Kein Redaktionssystem? Kein Problem! Tools wie GitHub oder Dropbox können hier Wunder bewirken.

Tipp 3: Warum sind Metadaten so wichtig?

Metadaten machen deine Informationen „smart“. Sie helfen dabei, dass die richtigen Infos zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitstehen. Ob Microcopy-Elemente oder ausgeklügelte Suchfilter in der Online-Hilfe – Metadaten sind der Schlüssel zu schnellen und präzisen Suchergebnissen.

Tipp 4: Strukturiertes System – Brauchst du das wirklich?

Schreibst du deine Infos noch in unstrukturierten Systemen? Dann wird es höchste Zeit, umzusteigen! Ob mit XML, JSON oder einem Component-Content-Management-System – es gibt viele Wege, wie du deine Dokumentation auf das nächste Level heben kannst.

Aber Achtung: Lass dich nicht von scheinbar kostengünstigen Open-Source-Lösungen täuschen, wenn in deinem Unternehmen die Expertise fehlt.

Tipp 5: Was sind „Microcopy“-Texte?

Die Zeiten, in denen eine Softwaredokumentation nur aus einem PDF-Handbuch bestand, sind vorbei. Heute sind die Infos direkt dort, wo die Nutzerschaft sie brauchen – in der Softwareoberfläche. Diese kleinen Texte, die direkt in der GUI stehen, nennen wir „Microcopy“. Wenn du die Möglichkeit hast, diese Texte zu beeinflussen, nutze sie!

Tipp 6: Warum ist der Review-Prozess so wichtig?

Bevor du deine Dokumentation rausgibst, lass sie überprüfen – und zwar gründlich! Ob sprachlich, inhaltlich oder technisch, jede Ebene sollte unter die Lupe genommen werden. Und das Beste: Viele Prüfungen kannst du automatisieren. So sicherst du die Qualität und baust Vertrauen auf.

Tipp 7: Ordnung in der Dateiablage – Wirklich nötig?

Oh ja! Eine saubere Ablagestruktur ist das A und O. Vermeide lokale Kopien und halte alles zentral zugänglich. Nur so behältst du den Überblick über den letzten Stand deiner Dokumentation und vermeidest Chaos.

Tipp 8: Warum brauchst du einen Redaktionsleitfaden?

Denkst du, alle im Team sind auf dem gleichen Stand? Wahrscheinlich nicht. Ein Redaktionsleitfaden sorgt dafür, dass alle dieselben Standards, Schreibregeln und Terminologien verwenden. So wirkt deine Dokumentation wie aus einem Guss.

Tipp 9: Was bedeutet „Topic-orientiertes Schreiben“?

Ein Topic ist eine in sich geschlossene Informationseinheit, die genau eine Frage beantwortet. Es gibt verschiedene Typen wie Task, Concept und Reference, die jeweils eine klare Struktur haben. Das hilft den Nutzer:innen, schnell zu verstehen, was sie tun müssen. Und das Beste: Topics kannst du kontextsensitiv aufrufen, genau da, wo die Info gebraucht wird.

Tipp 10: Weiterbildung – Muss das sein?

Unbedingt! Die Welt der Softwaredokumentation ändert sich ständig. Schau dir an, was andere machen, sei neugierig und bleib auf dem Laufenden. Besuche Messen, nimm an Webinaren teil und halte deine Leitfäden aktuell. Das bringt frische Ideen und neue Lösungsansätze.