Strukturierte Technische Dokumentation: So gelingt der Prozess
Wer eine Technische Dokumentation erstellen möchte, sei es eine Betriebs-, Bedien- oder Montageanleitung, steht vor der Frage: Wie sieht der ideale Dokumentationsprozess aus? In diesem Beitrag zeigen wir dir die verschiedenen Phasen eines strukturierten Dokumentationsprozesses.
Die Phasen eines Dokumentationsprozesses
Ein gut durchdachter Dokumentationsprozess umfasst in der Regel sieben Phasen:
- Analyse
- Konzeptionierung
- Risikobetrachtung und Sicherheitshinweise
- Definition der bestimmungsgemäßen Verwendung
- Produktbeschreibung
- Dokumentenerstellung
- Publikation
Falls es sich um eine Überarbeitung einer bestehenden Dokumentation handelt, können die ersten vier Phasen oft entfallen. Bei einer neuen Technischen Dokumentation sollten jedoch alle Phasen durchlaufen werden. Wir werfen nun einen genaueren Blick auf die erste Phase: die Analyse.
Die Analysephase: Grundlagen für eine fundierte Dokumentation
Die Analysephase ist essenziell, um die erforderlichen Informationen für eine erfolgreiche Dokumentation zu sammeln. Dabei geht es um:
- Produktanalyse
- Tätigkeitsanalyse
- Zielgruppenanalyse
- Nutzungskontext
Produktanalyse: Dein Produkt im Detail verstehen
Technische Redakteur:innen müssen das Produkt in- und auswendig kennen. Falls es bereits als Prototyp existiert, können Handlungsschritte direkt getestet und dokumentiert werden. Liegt es noch nicht vor, sind Interviews mit dem Entwicklungsteam hilfreich. Wichtige Fragen für die Analyse:
- Wie lautet der bestimmungsgemäße Gebrauch?
- Für welche Zielgruppe(n) ist das Produkt gedacht?
- Welches Vorwissen ist zur Nutzung erforderlich?
- Gibt es sicherheitsrelevante Aspekte oder Risiken?
- Welche Komponenten und Funktionen hat das Produkt?
Tipp: Notizen, Fotos und Videos erleichtern die spätere Dokumentation.
Tätigkeitsanalyse: Wer macht was?
Die Tätigkeitsanalyse orientiert sich an den Lebensphasen des Produkts, z. B.:
- Maschinen: Transport, Montage, Betrieb, Wartung, Außerbetriebnahme
- Software: Installation, Anwendung, Fehlerbehebung
Eine hilfreiche Methode ist die Was-macht-wer-Matrix. Diese stellt dar, welche Personen welche Aufgaben mit dem Produkt durchführen. Dadurch lassen sich Informationsbedarfe zielgerichtet ermitteln.
Zielgruppenanalyse: Für wen schreibst du?
Eine fundierte Zielgruppenanalyse hilft, die Anforderungen der Nutzer:innen an die Dokumentation zu verstehen. Dabei sollte geklärt werden:
- Gibt es Erfahrung mit diesem oder ähnlichen Produkten?
- Welche Kenntnisse besitzt die Zielgruppe?
- Welche Fachbegriffe sind bekannt?
- Wird die Bedienungsanleitung aktiv genutzt?
Interviews mit der Zielgruppe sind hier besonders wertvoll. Alternativ können Servicemitarbeitende oder Vertriebsleute wertvolle Hinweise geben.
Nutzungskontext: Wo und wie wird die Dokumentation genutzt?
Neben der Zielgruppe ist der Nutzungskontext entscheidend. Ein Video-Tutorial mag in einer leisen Umgebung wie einer Waschküche hilfreich sein, doch in einer lauten Werkhalle ist es womöglich unpraktisch. Weitere Faktoren sind:
- Ist die Nutzung freiwillig oder nur in einer Problemsituation erforderlich?
- Gibt es Umgebungsfaktoren wie Lärm oder schlechte Lichtverhältnisse?
- Sind mobile Endgeräte verfügbar oder muss eine gedruckte Anleitung vorhanden sein?
Fazit: Dein Weg zur professionellen Dokumentation
Ein strukturierter Dokumentationsprozess hilft dabei, klare, präzise und verständliche Anleitungen zu erstellen. Von der Analyse bis zur Publikation – jede Phase trägt dazu bei, die Qualität der Dokumentation zu optimieren.
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